green個人情報保護方針

green（以下「当団体」という。）は、当団体において別段の定めをしている場合を除き、個人情報の取扱いについて、以下のとおり「個人情報保護方針」を定め、その保護に努める。

制定：令和8年4月1日

本保護方針は当団体が保有する個人情報を適切に管理運用するために、遵守するべき基本的事項を定めたものである。

個人情報の取得について

個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行う。

個人情報の利用について

取得する個人情報の利用目的をできるだけ特定し、明らかにする。
個人情報の利用は、利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を有する者が、業務上必要な範囲内で行う。

個人情報の第三者への開示・提供について

正当な理由がある場合または以下の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示・提供することはしない。

個人を識別することができない状態に統計資料等で開示・提供する場合
法令等に基づく場合、または政府・警察・検察・児童相談所・裁判所その他の公的機関から開示命令、開示要請を受けた情報

個人情報の管理（安全管理措置）について

当団体における個人情報の管理責任者は代表とする。
個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩などを防止するため、適切な安全対策を講ずる。
個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先と安全管理措置の内容を含む適切な契約を締結し、委託先に対する管理・監督を徹底する。
個人情報を取り扱う者に対しては、守秘義務の重要性を十分に認識させ、必要に応じて守秘義務に関する誓約を求める。
個人情報の管理にあたっては、アクセス制限、保管方法の明確化、持ち出しの制限等、適切な管理方法を講ずる。
個人情報の漏洩、紛失その他の事故が発生した場合またはそのおそれがある場合には、速やかに代表に報告し、適切に対応するものとする。
個人情報の取扱いに関する規定を定め、継続的に見直し及び改善を行う。

個人情報の破棄について

利用者から受領した戸籍謄本、住民票、免許証等の本人確認資料、調停調書、審判書等の裁判資料については、利用目的達成後、適切な方法により管理し、不要となった場合には速やかに廃棄する。

また、親子交流の支援記録その他子どもの出自、成育歴及び親子関係に関する記録については、子どもの知る権利を尊重し、将来において当該子どもが利益に資する可能性に鑑み、法令上許容される範囲で、可能な限り長期にわたり保存するよう努める。

保存期間満了後又は保存の必要がなくなった後は、書面にあっては裁断し、電磁的記録にあっては復元不能な方法により消去して、廃棄する。

個人情報の開示、訂正、利用停止などについて

自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止などの要請があった場合には、本人であることを確認の上で対応する。
ただし、他の利用者、児童その他第三者の個人情報が含まれる場合には、開示又は訂正に応じることができない場合がある。
親子交流実施記録は、支援の適正性の検証及びリスク管理を目的として、支援団体において管理するものである。
その他、親子交流実施記録については、利用者からの開示請求、訂正請求又は利用停止請求に応じることができない場合がある。
本人、個人情報に関する質問及び苦情処理を含む問い合わせは、 green問い合わせフォームで受け付ける。必要に応じて、個別に対応方法を案内する。

法令等の遵守

個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護方針の内容を継続的に見直し改善に努める。